Une heure de travail n’est jamais égale à une autre : la nature de l’activité, le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction entent en jeu. Ce n’est pas la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Nous sommes comme submergés par nos tâches. Nous avons du mal à les prioriser ou à tenir nos délais et la plupart du travail est fait dans l’urgence.

La mode des best practices soi-disant applicables partout ainsi que la recherche de la perfection par le ‘knowledge management’ relèvent du joyeux fantasme. Cependant pour notre temps de travail et nos planning plusieurs principes décrivent notre temps de travail (classiquement 6) et sont particulièrement bons à connaître :

  1. Principe de Murphy : conservez une marge pour les imprévus

En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installées sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal car l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Edward Murphy déclara : »Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera » ou « Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner » (Anything that can go wrong, will go wrong). Il faut donc toujours garder une marge de temps pour les imprévus. Par exemple, pour créer un planning, on peut appliquer un coefficient multiplicateur de l’ordre de 50% supplémentaire si c’est une tâche que l’on maîtrise, et de 100% si c’est une tâche nouvelle. Pour les imprévus, prévoir au moins 30% en plus.

  1. Principe de Pareto : se concentrer sur l’essentiel

Vilfredo Pareto, économiste et sociologue Italien, a observé au XIXième siècle en analysant les données fiscales de l’Angleterre, la Russie, la France, la Suisse, l’Italie et la Prusse que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population. Depuis, on accepte cette règle à de nombreux autres domaines, en particulier pour les activités humaines, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.

Pour tirer parti de ce principe, plusieurs manières :

  • prioriser les tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur,
  • hiérarchiser les priorités, déléguer les tâches non indispensables,
  • savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu.
  1. Principe de Parkinson : se fixer des délais

Le Professeur Cyril Northcote Parkinson,  historien britannique,  énonce en 1958 que « tout travail tend à s’étaler de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Pour contrôler le phénomène, il suffit de fixer des délais réalistes, faire des points réguliers pour voir l’avancement des projets. Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel.

La loi/principe de Hofstadter (Douglas Hofstadter, Universitaire Américain), moins connue, complète récemment le constat de la loi de Parkinson. Le travail s’étire à l’infini en fonction des deadlines, estime Parkinson, mais pour Hofstadter on se trompe souvent dans l’évaluation du temps nécessaire à la réalisation d’un projet. C’est particulièrement vrai dans le domaine du logiciel et des projets informatiques, où les délais ont tendance à se décaler sans arrêt. Les plannings glissent même quand on se doute qu’il faudra plus de temps que prévu.

  1. Principe de Laborit : faire le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien/biologiste Français, inventeur des neuroleptiques et spécialiste des comportements humains énonça la notion d’un « programme biologique de survie » qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. Ou loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi nous attire vers le bas puisqu’elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales. Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

  1. Principe de Carlson : limiter les interruptions

En 1951, Sune Carlson, économiste Suédois, constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle « une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». Car il faut au moins trois minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Conseil : regrouper les tâches de même nature, se protéger des distractions qui morcellent le travail.

  1. Principe d’Illich : prendre des pauses

Ivan Illich, penseur Universitaire Autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses. En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec des collègues, d’aller prendre l’air, ou de s’offrir un rafraîchissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment, ce n’est pas par exemple à 14h, période postprandiale, que l’on sera forcément le plus efficace.